Die Begriffe Zeiterfassung und Zeitwirtschaft werden häufig synonym verwendet. Tatsächlich beschreiben sie jedoch unterschiedliche Aufgaben.
Vereinfacht gesagt: Die Zeiterfassung dokumentiert, wann ein Mitarbeiter arbeitet. Die Zeitwirtschaft verarbeitet diese Buchungen und ermittelt daraus beispielsweise Arbeitszeit, Pausen, Überstunden oder Zeitkonten.
Was versteht man unter Zeiterfassung?
Bei der Zeiterfassung werden zunächst die tatsächlichen Zeitereignisse eines Mitarbeiters erfasst.
Typische Buchungen sind beispielsweise:
- Arbeitsbeginn
- Arbeitsende
- Pausenbeginn und Pausenende
- Dienstgang
- Projekt- oder Auftragszeiten
Die Erfassung kann an einem Zeiterfassungsterminal, über eine WebApp oder über eine mobile Anwendung erfolgen.
Das Ergebnis der Zeiterfassung sind zunächst einzelne Buchungen.
Ein einfaches Beispiel
Ein Mitarbeiter bucht morgens um 08:03 Uhr Arbeitsbeginn und um 16:37 Uhr Arbeitsende.
Die Zeiterfassung kennt damit zunächst zwei Ereignisse:
- 08:03 Uhr – Kommen
- 16:37 Uhr – Gehen
Allein daraus ist aber noch nicht vollständig geklärt, wie viele Stunden dem Mitarbeiter gutgeschrieben werden.
Was macht die Zeitwirtschaft?
An diesem Punkt beginnt die Zeitwirtschaft.
Sie verarbeitet die erfassten Buchungen auf Grundlage der im Unternehmen hinterlegten Regeln.
Dazu können beispielsweise gehören:
- tägliche Sollarbeitszeit
- Pausenregelungen
- Gleitzeit
- Kernarbeitszeiten
- Überstundenregelungen
- Zuschläge
- Schichtmodelle
- Urlaub und andere Abwesenheiten
Aus den einzelnen Zeitbuchungen entstehen dadurch verwertbare Arbeitszeitdaten.
Zeiterfassung und Zeitwirtschaft im direkten Vergleich
| Bereich | Zeiterfassung | Zeitwirtschaft |
|---|---|---|
| Aufgabe | Zeitereignisse erfassen | Zeitdaten bewerten und verarbeiten |
| Beispiel | Kommen 08:03 Uhr | Berechnung der täglichen Arbeitszeit |
| Pausen | Pause kann gebucht werden | Pausenregeln werden angewendet |
| Überstunden | Arbeitszeiten werden erfasst | Mehrarbeit wird berechnet und bewertet |
| Abwesenheiten | Erfassung oder Antrag möglich | Urlaub, Krankheit usw. fließen in die Bewertung ein |
| Ergebnis | Einzelne Buchungen | Arbeitszeitkonto und auswertbare Zeitdaten |
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Mitarbeiter hat laut Arbeitszeitmodell eine tägliche Sollzeit von acht Stunden.
Er bucht:
- 08:03 Uhr – Arbeitsbeginn
- 12:07 Uhr – Pause
- 12:38 Uhr – Ende Pause
- 16:37 Uhr – Arbeitsende
Die Zeiterfassung liefert diese vier Buchungen.
Die Zeitwirtschaft berechnet daraus anschließend beispielsweise die tatsächliche Arbeitszeit, berücksichtigt die Pause, vergleicht das Ergebnis mit der Sollzeit und ermittelt eine mögliche Plus- oder Minuszeit.
Erst durch diese Verarbeitung entsteht ein aktueller Stand des Arbeitszeitkontos.
Warum reicht eine reine Zeiterfassung häufig nicht aus?
Für eine reine Dokumentation kann es genügen, Beginn und Ende der Arbeitszeit festzuhalten.
In der betrieblichen Praxis benötigen Unternehmen jedoch häufig weitere Informationen:
- Hat der Mitarbeiter seine tägliche Sollzeit erreicht?
- Wie viele Überstunden bestehen?
- Wurden vorgeschriebene Pausen berücksichtigt?
- Wie hoch ist das aktuelle Zeitkonto?
- Welche Abwesenheiten liegen vor?
- Welche Zeiten müssen an die Entgeltabrechnung übergeben werden?
Diese Aufgaben gehören typischerweise zur Zeitwirtschaft.
Welche Rolle spielen Arbeitszeitmodelle?
Ein wesentlicher Bestandteil der Zeitwirtschaft sind Arbeitszeitmodelle.
Nicht jeder Mitarbeiter arbeitet nach denselben Regeln. In einem Unternehmen können beispielsweise Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit und verschiedene Schichtmodelle parallel vorkommen.
Die Zeitwirtschaft ordnet die erfassten Buchungen dem jeweiligen Modell zu und bewertet die Zeiten entsprechend.
Wo kommen Projekt- und Leistungszeiten ins Spiel?
Neben der Anwesenheitszeit kann zusätzlich interessant sein, wofür ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit verwendet hat.
Dazu können Projekt-, Auftrags- oder Leistungszeiten erfasst werden.
Ein Mitarbeiter kann beispielsweise acht Stunden anwesend sein, davon aber drei Stunden an Projekt A, zwei Stunden an Projekt B und drei Stunden an internen Tätigkeiten gearbeitet haben.
Anwesenheitszeit und Projektzeit beantworten damit unterschiedliche Fragen.
Fazit
Zeiterfassung und Zeitwirtschaft gehören zusammen, sind aber nicht dasselbe.
Die Zeiterfassung liefert die grundlegenden Buchungen. Die Zeitwirtschaft verarbeitet diese Informationen anhand der betrieblichen Arbeitszeitregeln.
Aus einfachen Kommen- und Gehen-Buchungen entstehen dadurch Arbeitszeiten, Salden, Überstunden, Abwesenheiten und weitere Informationen, die für Mitarbeiter, Personalabteilung und Entgeltabrechnung benötigt werden.
Zeitwirtschaft mit Cloudtime
Cloudtime verbindet die Erfassung von Arbeitszeiten mit der anschließenden Verarbeitung in der Zeitwirtschaft.
Mitarbeiter können ihre Zeiten je nach Arbeitsplatz beispielsweise am Terminal, über die WebApp oder mobil erfassen. Die Buchungen werden anschließend zentral verarbeitet und den jeweiligen Arbeitszeitmodellen zugeordnet.
