Arbeitszeiten können heute auf unterschiedliche Weise digital erfasst werden: an einem fest installierten Zeiterfassungsterminal, am PC über eine Webanwendung oder mobil per Smartphone und Tablet.
Welche Form der Zeiterfassung sich am besten eignet, hängt vor allem davon ab, wo und wie die Mitarbeiter arbeiten. Während sich ein Terminal beispielsweise für Produktion, Lager oder Werkstatt anbietet, ist die Zeiterfassung über den Browser an klassischen Büroarbeitsplätzen besonders komfortabel. Mitarbeiter im Außendienst oder an wechselnden Einsatzorten profitieren dagegen von einer mobilen Lösung.
In vielen Unternehmen ist deshalb nicht eine einzelne Erfassungsart, sondern die Kombination verschiedener Verfahren die sinnvollste Lösung.
Welche Möglichkeiten zur digitalen Zeiterfassung gibt es?
Grundsätzlich lassen sich vier typische Varianten unterscheiden:
- Zeiterfassung über ein fest installiertes Terminal
- Zeiterfassung am PC oder Notebook über eine WebApp
- persönliche Zeiterfassung per Smartphone oder Tablet
- mobile Teamerfassung über ein gemeinsam genutztes Gerät
Alle Varianten verfolgen zunächst dasselbe Ziel: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und gegebenenfalls weitere Zeitinformationen zuverlässig zu erfassen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, wo die Erfassung stattfindet und welches Gerät dafür verwendet wird.
Terminal, WebApp oder Mobile App – der Vergleich
Die folgende Übersicht zeigt typische Einsatzgebiete. Die Bewertung ist dabei nicht als starre Regel zu verstehen. Die tatsächlichen Anforderungen können sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.
| Kriterium | Terminal | WebApp | Persönliche App | Team-App |
|---|---|---|---|---|
| Produktion / Lager | Sehr gut | Bedingt | Bedingt | Möglich |
| Büroarbeitsplatz | Gut | Sehr gut | Möglich | Eher nicht |
| Homeoffice | Eher nicht | Sehr gut | Sehr gut | Eher nicht |
| Außendienst | Eher nicht | Bedingt | Sehr gut | Sehr gut |
| Baustelle / Montage | Bedingt | Eher nicht | Sehr gut | Sehr gut |
| Wechselnde Arbeitsorte | Bedingt | Möglich | Sehr gut | Sehr gut |
| Eigenes Gerät je Mitarbeiter | Nicht erforderlich | PC / Notebook | Smartphone / Tablet | Nicht erforderlich |
| Gemeinsames Erfassungsgerät | Ja | Bedingt | Nein | Ja |
| Mobile Nutzung | Nein | Eingeschränkt | Ja | Ja |
| Identifikation | z. B. RFID, NFC oder PIN | Persönliche Anmeldung | Persönliche Anmeldung | z. B. Auswahl, PIN oder QR-Code |
| Arbeitszeitbuchungen | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Projekt- / Auftragszeiten | Möglich | Möglich | Möglich | Möglich |
| Nutzung ohne festen Arbeitsplatz | Bedingt | Bedingt | Sehr gut | Sehr gut |
1. Zeiterfassung am Terminal
Ein Zeiterfassungsterminal befindet sich an einem festen Standort, beispielsweise am Eingang eines Unternehmens, in einer Produktionshalle, in einem Lager oder in einer Werkstatt.
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten beim Kommen und Gehen direkt am Gerät. Zur Identifikation können je nach System beispielsweise RFID-Transponder, NFC oder eine PIN verwendet werden.
Wann ist ein Terminal besonders sinnvoll?
Ein Terminal bietet sich insbesondere an, wenn viele Mitarbeiter regelmäßig einen gemeinsamen Unternehmensstandort betreten.
Typische Einsatzbereiche sind:
- Produktion
- Lager und Logistik
- Werkstätten
- Schichtbetriebe
- größere Unternehmensstandorte
- Mitarbeiter ohne eigenen PC-Arbeitsplatz
Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass die Zeiterfassung fest in den täglichen Ablauf integriert werden kann. Der Mitarbeiter benötigt weder einen eigenen Computer noch ein dienstliches Smartphone.
Je nach eingesetztem System können am Terminal außerdem zusätzliche Informationen wie Projekte, Aufträge oder Kostenstellen erfasst werden.
Wo liegen die Grenzen eines Terminals?
Für Mitarbeiter, die überwiegend im Homeoffice, im Außendienst oder an wechselnden Standorten tätig sind, ist ein fest installiertes Terminal naturgemäß weniger geeignet. Hier bietet sich eine andere Erfassungsart an.
2. Zeiterfassung über WebApp und Browser
Arbeitet ein Mitarbeiter ohnehin überwiegend am PC oder Notebook, kann die Zeiterfassung direkt über eine Webanwendung erfolgen.
Der Mitarbeiter meldet sich mit seinen persönlichen Zugangsdaten an und kann dort Arbeitsbeginn, Arbeitsende oder weitere Buchungen erfassen. Zusätzliche Hardware für die eigentliche Zeiterfassung ist nicht erforderlich.
Für welche Arbeitsplätze eignet sich die WebApp?
Besonders geeignet ist die Browser-Zeiterfassung beispielsweise für:
- Verwaltung
- Buchhaltung
- Entwicklung
- Innendienst
- Projektmitarbeiter
- Homeoffice
Die entscheidende Frage lautet: Gehört die Arbeit am PC ohnehin zum normalen Arbeitsablauf?
Wenn ja, ist die WebApp häufig eine besonders einfache Form der Zeiterfassung.
Wann ist eine WebApp weniger geeignet?
In einer Produktionshalle oder einem Lager besitzt häufig nicht jeder Mitarbeiter einen eigenen PC-Arbeitsplatz.
Müssten viele Mitarbeiter für ihre Buchungen zunächst einen gemeinsam genutzten Computer aufsuchen und sich dort einzeln anmelden, kann ein klassisches Zeiterfassungsterminal komfortabler sein.
3. Persönliche Mobile App
Eine mobile App ermöglicht die Zeiterfassung unabhängig von einem festen Unternehmensstandort. Der Mitarbeiter kann seine Zeiten unmittelbar dort erfassen, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet.
Das macht die mobile Zeiterfassung insbesondere für Beschäftigte interessant, die regelmäßig unterwegs sind.
Typische Einsatzbereiche
- Außendienstmitarbeiter
- Servicetechniker
- Monteure
- Mitarbeiter auf Baustellen
- Mitarbeiter im Homeoffice
- Beschäftigte mit wechselnden Arbeitsorten
Neben der eigentlichen Arbeitszeit können abhängig vom eingesetzten System auch weitere Informationen wie Projekte, Tätigkeiten oder Abwesenheiten erfasst werden.
Was passiert ohne Internetverbindung?
Bei mobilen Arbeitsplätzen steht nicht immer eine zuverlässige Internetverbindung zur Verfügung. Eine mobile Zeiterfassung sollte deshalb auch berücksichtigen, was bei einer vorübergehend fehlenden Datenverbindung geschieht.
Systeme mit Offline-Funktion können Buchungen lokal zwischenspeichern und übertragen, sobald wieder eine Verbindung zur Verfügung steht. Gerade für Baustellen, Serviceeinsätze oder abgelegene Arbeitsorte kann dies wichtig sein.
4. Mobile Teamerfassung
Nicht für jeden Einsatz ist es sinnvoll oder gewünscht, dass jeder Mitarbeiter ein eigenes Smartphone für die Zeiterfassung verwendet.
Eine Alternative ist die mobile Teamerfassung über ein gemeinsam genutztes Tablet oder Smartphone. Dabei dient ein mobiles Gerät als gemeinsamer Erfassungspunkt für mehrere Mitarbeiter.
Wo bietet sich eine Team-App an?
- Baustellen
- Montageteams
- Serviceteams
- mobile Arbeitsgruppen
- wechselnde Einsatzorte
- Mitarbeiter ohne eigenes dienstliches Smartphone
Die Mitarbeiter können je nach System beispielsweise über eine Auswahl, eine PIN, einen QR-Code oder ein anderes Identifikationsverfahren ausgewählt beziehungsweise identifiziert werden.
Die Team-App verbindet damit zwei Prinzipien: Ein Gerät wird von mehreren Mitarbeitern genutzt – ähnlich wie bei einem stationären Terminal. Gleichzeitig bleibt das Gerät mobil.
Muss sich ein Unternehmen für eine Variante entscheiden?
Nein. Gerade bei größeren oder unterschiedlich strukturierten Unternehmen ist die Kombination verschiedener Erfassungsarten häufig die sinnvollste Lösung.
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen beschäftigt 100 Mitarbeiter:
- 60 Mitarbeiter in der Produktion buchen an Zeiterfassungsterminals.
- 25 Mitarbeiter in Verwaltung und Entwicklung verwenden die WebApp.
- 10 Außendienstmitarbeiter erfassen ihre Zeiten über eine persönliche Mobile App.
- 5 Monteure nutzen gemeinsam ein Tablet mit Teamerfassung.
Die Mitarbeiter verwenden unterschiedliche Geräte und Erfassungswege. Die Zeitdaten können trotzdem in einem gemeinsamen Zeitwirtschaftssystem zusammenlaufen.
Die Frage sollte deshalb häufig nicht lauten: „Terminal oder App?“
Sondern: „Welche Erfassungsart passt zu welcher Mitarbeitergruppe?“
Auch Projekt- und Leistungszeiten berücksichtigen
Bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems sollte nicht ausschließlich betrachtet werden, wie Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst werden.
Viele Unternehmen benötigen weitere Informationen, beispielsweise:
- Projekte
- Aufträge
- Kostenstellen
- Tätigkeiten
- Leistungszeiten
Ein Servicetechniker möchte beispielsweise nicht nur erfassen, dass er acht Stunden gearbeitet hat. Für das Unternehmen kann zusätzlich wichtig sein, wie viele Stunden davon für einen bestimmten Kunden oder Auftrag angefallen sind.
Entsprechendes gilt in Produktion, Entwicklung oder Projektarbeit. Deshalb sollte bereits bei der Auswahl der Erfassungsart berücksichtigt werden, welche zusätzlichen Informationen der Mitarbeiter bei einer Buchung eingeben muss.
Was sollte bei der Auswahl noch berücksichtigt werden?
Internet- und Netzwerkausfall
Was passiert mit einer Buchung, wenn keine Verbindung zum zentralen System besteht? Je nach Einsatzgebiet kann es sinnvoll sein, dass Terminals oder Apps Buchungen lokal speichern und später übertragen können.
Bedienbarkeit
Eine häufig verwendete Buchung sollte mit möglichst wenigen Bedienungsschritten möglich sein. Ein Produktionsmitarbeiter, der mehrmals täglich an einem Terminal bucht, hat andere Anforderungen an die Bedienung als ein Projektmitarbeiter, der am PC detaillierte Leistungen erfasst.
Identifikation der Mitarbeiter
Je nach Einsatzgebiet kommen unterschiedliche Verfahren infrage, beispielsweise:
- RFID
- NFC
- PIN
- persönliche Anmeldung
- QR-Code
Datenschutz und Gerätekonzept
Bei mobilen Lösungen sollte außerdem geklärt werden, ob Mitarbeiter eigene Smartphones verwenden oder ob das Unternehmen dienstliche Geräte bereitstellt. Eine Team-App auf einem gemeinsam genutzten Gerät kann in bestimmten Anwendungsfällen eine Alternative sein.
Praxisbeispiel: unterschiedliche Arbeitsplätze in einem Unternehmen
Ein mittelständisches Unternehmen besitzt Verwaltung, Produktion und einen technischen Außendienst.
Die Produktionsmitarbeiter beginnen ihre Arbeit an einem zentralen Standort. Dort steht ein Zeiterfassungsterminal zur Verfügung.
Die Mitarbeiter der Verwaltung arbeiten überwiegend am PC und teilweise im Homeoffice. Sie erfassen ihre Zeiten über die WebApp.
Die Servicetechniker starten ihre Arbeit dagegen teilweise direkt beim Kunden und verwenden deshalb eine Mobile App.
Alle Mitarbeiter arbeiten im selben Unternehmen – trotzdem sind unterschiedliche Erfassungsarten sinnvoll.
Genau darin liegt ein wesentlicher Vorteil eines flexiblen Zeiterfassungssystems: Die Erfassung kann an den Arbeitsplatz angepasst werden, ohne dass unterschiedliche Zeitwirtschaftssysteme betrieben werden müssen.
Fazit: Die Arbeitsumgebung entscheidet
Terminal, WebApp und Mobile App sind keine konkurrierenden Lösungen, von denen eine grundsätzlich besser ist als die andere.
Ein stationäres Zeiterfassungsterminal eignet sich besonders für viele Mitarbeiter an einem festen Unternehmensstandort. Die WebApp bietet Vorteile für klassische PC-Arbeitsplätze und Homeoffice. Eine persönliche Mobile App eignet sich insbesondere für Außendienst und wechselnde Arbeitsorte.
Eine Team-App kann sinnvoll sein, wenn mehrere mobile Mitarbeiter ein gemeinsames Gerät verwenden sollen.
Bei Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitsplätzen ist deshalb häufig die Kombination mehrerer Erfassungsarten die beste Lösung.
Entscheidend ist, dass die unterschiedlichen Buchungen anschließend zentral zusammengeführt und in einem gemeinsamen Zeitwirtschaftssystem verarbeitet werden können.
Zeiterfassung mit Cloudtime
Mit Cloudtime können unterschiedliche Formen der Zeiterfassung miteinander kombiniert werden. Je nach Arbeitsplatz können Mitarbeiter ihre Zeiten stationär, über die Webanwendung oder mobil erfassen.
So können unterschiedliche Mitarbeitergruppen die für ihren Arbeitsplatz geeignete Erfassungsart verwenden, während die Daten zentral in der Zeitwirtschaft zusammenlaufen.
